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【会计实务】容易造成账目差错的原因有哪些?  

2015-06-13 08:29:37|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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造成账目差错的原因很多,其中主要原因有:运用会计原理不当造成的错误;会计人员或有关当事人疏忽造成的错误;会计人员或有关当事人对有关会计及财经制度、法规不熟悉造成的错误;企业单位管理混乱、制度不健全造成的错误。


1运用会计原理不当造成的账目差错

会计原理是会计人员对企业经济业务进行会计处理的基本理论、基本方法和基本原则。运用会计原理不当造成的账目差错有:


1.借贷原理不熟,造成借贷反向或错借错贷。


比如:向银行借款10万元,归还前欠货款。对于这笔业务,有些会计人员由于对借贷记账法中的“借、贷”符号理解不透,认为“借”就是借款,“贷”就是贷款。因此,错误地将上述业务做成如下会计分录:借:银行存款 10万贷:应付账款 10万(正确的分录应该是:借记:“应付账款 10 万”,贷记:“银行借款10万”)


2.会计处理基础运用不当,造成收入、费用、盈亏数字错误。


会计处理基础是确定企业单位一个会计期间的收入和费用,从而确定其损益的标准。会计处理基础一般有收付实现制和权责发生制。


企业会计准则规定,为了正确划分并确定各个会计期间的财务成果,企业应以权责发生制作为记账的基础。行政事业单位(不包括实行企业化管理的事业单位),为了正确反映预算支出的执行情况,而且又不进行盈亏计算,可采用收付实现制作为记账的基础。


在一般情况下,企业在本期内收到的各种收入就是本期的收入;企业在本期内支付的各种费用,就是本期应当负担的费用,但是,由于企业生产经营活动的连续性和会计期间的人为划分关系,难免有一部分收入和费用出现收支期间和归属期间不相一致的情况,因而账上所登记的本期内收到现款的收入,并不一定都属于本期内应该获得的,有的须在以后的会计期间才能获得,出现预收收入。同样,本期内支付的费用,也并不一定都应当由本期负担,有的应由以后会计期间来负担,则出现预付费用,即待摊费用。另一种情况是有些收入虽在本期尚未收到,但属于本期内应获得的收入,即应计收入。同样,有些费用在本期内虽然尚未支付,但应当由本期负担的,称为应计费用,即预提费用。


会计人员在处理有关会计事项时,由于对权责发生制原则的运用不当,就可能发生把不属于本期的费用支出记入当期成本,或把当期费用支出延至下期的错误做法;也可能发生把不属于本期的销售记入本期,或把属于本期的销售延至下期的错误做法。


3.违反了成本与收入相配合的会计原则,混淆了资本性支出与收益性支出的界限。


成本与收入配合的会计原则,是指每期损益应根据当期已实现的收入与产生收入所耗费的成本相配合而定。损益的确定,主要在于收入与费用的适当配合。如果某项收入根据应计基础应归属下期的收入,则与之有关的费用同样应为下期的费用。会计人员如果把应属于下期的费用,由本期收入中减去,不仅会使本期损益的计算不正确,而且也将影响下期损益计算的正确性。


因此,企业会计准则明确规定,会计核算应当严格划分收益性支出与资本性支出的界限,以正确计算当期损益。并且强调,凡支出的效益仅属于当期的,应作为收益性支出,如管理费用、销售费用、财务费用等,从当期实现的收入补偿;凡支出的效益属于几个会计期间的,应作为资本性支出,如购建固定资产、从事科研开发发生的费用等,应采取折旧、摊销等方式,从以后各期实现的收入中逐步收回。


2由于工作疏忽或责任心不强造成的账目差错

一个工作认真、责任心较强的会计人员,尽管他可能业务水平低、工作经验少,但工作兢兢业业,认真细致,不怕烦,不怕累,当天的事当天完,即或出现差错,也能在当天或第二天及时发现解决处理,不会因为待处理业务的积压而积累更多的错误,使问题难于查清。加上他不断地钻研,认真地学习,业务水平会逐渐提高,经验会不断丰富,出现的差错也就会愈来愈少。


相反,一个有一定业务水平的会计人员,如果不负责任,工作不上心,马马虎虎,对发生的经济业务不及时处理,也很难保证不出差错。由此而造成的账目差错主要有:


1.数字计算错误会计人员常用的计算手段,一般有算盘、计算器和笔算等。计算的错误有会计凭证、账簿、报表中的数字计算错误、各种费用分配表中分配率、分配金额的计算错误。常见的计算错误大都是加、减、乘、除计算时发生的,其原因不是因为没有掌握这些方法,而是因为疏忽:再就是因为计算量太大,往往又集中在月终与月初,难免发生一定的计算错误。根据错误发生的时间,此类计算错误可以分为入账前的计算错误和入账后的计算错误。前者如销货发票上的货物数量、单价不正确,造成小计金额错误,但不影响账目的平衡,因此不易查处;后者如账簿记录合计数的错误,则会影响账目的平衡,在工作中可自动发现。


2.数字书写错误数字书写错误就是指单纯的笔误,即会计人员在填制会计凭证、登记各种账簿和编制所有报表时,写错了数字。其错误有数字颠倒、数字错位、错写和惯性错误等类型。


1)数字颠倒错误:所谓数字颠倒,就是把一列数字中的相邻两位数字或隔位的两位数字写颠倒了。例如,把36写成63,把3310写成3301,把25039 写成23059等。凡颠倒数以后,不论其状态怎样,颠倒后的数同本来数的差数,都可以被 “9” 整除,且其商数必是被颠倒的两位数字之差。如将 47 错写成 74,数值之差为27,被“9”整除后得商数“3”,即颠倒数7与4的差。与此类似的数还有将14 写成41,将 52写成 25,将 36写成 63,将58 写成85,将 69 写成96 等,它们的数值之差都是 27,其颠倒数个位数与十位数字的差必然都是“3”。如果商数是“30”,则是十位数字与百位数字被颠倒了,其余以此类推。


2)数字错位错误:所谓数字错位,就是把一列数字的位数,即个位、十位、百位提前或挪后一位。例如,把“100”写成“10”,或写成“1000”。此种错误经常在珠算定位时出现,或者会计人员疏忽造成(如将12.00看成1200)。由于位数的差错,使正确的数字减少了 90%,或者增加了“9”偌。因此,正、误数字之差能用“9”除尽。假设移一位,其差错数可以被“9”除尽,若移两位,则差数可被99除尽,其余依此原理类推。由于数字错位是提前或挪后一位,所以,可在账内查找所得的那个商数,如果有此数,即为记错的数额,将此数扩大“10”倍,就是应该记的正确数字;如果账内有此数的“10”倍数,则账上的数字就是记错了的数,再把账上的数字缩小“10”倍,则此数就是应该记的正确的数字。


3)写错数字的错误:所谓写错数字,就是由于错觉或疏忽,将某一个数字写成另一个数字。这种写错数字的错误,可以根据原始资料或有关记录来查证。另外一种写错数字是误将相似的数字写错。例如,把 1误写为7,把7误写为9,把3误写为8,把 4 误写为 9,或者正好相反。这样就会出现 6、2、5、5、等差数,或6、2、5、5的十倍数、百倍数。我们可以根据产生这个差数的数字来查证错误之所在。


3.记错账户错误记错账户,就是把本来应该记到甲账户的业务记入乙账户,这种错误有三种情况:


1)记账凭证没有错误,但在登记账簿时,没有记入应记的账户内,而误记入其它账户。这种记账错误,一般多发生在明细分类账中,因为总分账是根据记账凭证汇总表或科目汇总表登记的,每月登记业务笔数相对较少,发生错误的机率也相对较小,即使发生错误,查找也较方便。这种错误将使总分类账中有两个账户的本期发生额与其所属的明细分类账发生额不等、其差数即为记错账户的数字。当通过查对,在某个明细账中找到这个数字,就说明该账户多记了这笔账,另一明细账户少记了这笔账(为了慎重起见,您最好根据这笔账的凭证号数去查找记账凭证,以确认是否记错了账户)。


2)记账凭证没有错误,在登记账簿时,登错了栏次。即记反了方向,本该记借方的,误记贷方,或者相反。这种错误的结果是账户的一方合计数增加,另一方合计数减少,使得该账户变动前后的借贷双方都产生了差错。这两个差数的差,正好是记错方向的数字的“2”倍。


3)记账凭证的账户对应关系发生错误,致使总分类账户发生相应的错误。这种错账,如果总分类账和记账凭证登记一致,不影响账目的平衡关系,所以不易被发现。4) 重记或漏记错误重记或漏记错误,就是在登记账簿时,将记账凭证的双方重记或漏记;或者只登记一方,重记或漏记另一方,前者重记或漏记,不影响账目的平衡关系,在试算表上无从发现。因此,这种错误较难查找,需根据原始凭证或有关账目加以详细查核,才能发现错误所在。后者部分重记或漏记,将影响账目的平衡关系,在作试算表时,很容易被发现。


3由于对有关的会计及财经制度、法规不熟悉造成的账目差错

新的会计制度和财务制度及法规颁布后,会计人员未及时学习,仍按原有制度法规处理有关会计事项,就会造成错误;对有关制度法规的精神吃得不透,理解有出入,在执行中也会产生偏差。比如,劳动保险费,新制度改革以前,记入营业外支出,新制度实施以后,要求记入管理费用,不理解这一点,必然会出现错误。再有,对于有关的税务法规,如果吃不透,搞错了应税产品的品种及税率,必然造成税金计算的不正确。


4由于管理混乱、制度不健全造成的账目差错


单位财会部门、物资供销保管部门、物资使用部门之间若在管理制度与工作程序上不配套不协调,就往往会造成会计账证、账账、账实不符的账目错误。如有的单位在材料领用手续上,不是根据生产任务制定用料计划,再根据用料计划和生产进度填制领料凭证,经生产班组、车间签证后到仓库领料;而是随意领发材料,既没有科学的手续程序作保证,也没有部门之间、人员之间的互相牵制,这种情况就必然会造成材料及生产成本账证、账账、账实不符的问题。又如某单位会计部门由于在会计凭证传递程序上没有做出统一、合理的规定,则会造成会计凭证传递速度慢以至丢失会计凭证的情况,从而影响正常经济业务的记录。


在生产过程中,由于企业管理混乱,生产计划不周密,产品成本无目标,材料耗用无定额,工时消耗无记录或记录不准不全,半成品转移交接手续不严,也必然引起成本费用计算、核算错误。

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