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每日一学:会计从业会计电算化账务系统期末处理  

2014-08-15 14:31:01|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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期末处理主要包括自动转账、对账、试算平衡和结账。与日常业务相比,期末处理的数量不多,但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机环境下,由于各会计期间的许多期末业务都具有较强的规律性,且方法很少改变,如费用计提、分摊的方法等,因此,由计算机来处理这些有规律的业务不但节省会计人员的工作量,也可以加强财务核算的规范性。

  一、期末转账

  (一)期末转账特点

  1.转账直接生成记账凭证,而且都是在会计期末进行。

  2.转账的数据来源是操作人员填制的凭证,并由系统形成的账簿。所以,要求处理期末转账业务前必须先将其他经济业务全部登记入账,并记账。

  3.有些期末结转业务必须依据另一些结转业务产生的业务,例如,所得税的结转。这就要求期末结转账工作严格遵守操作步骤,并根据业务特点分批按步骤进行处理。

  (二)期末转账的方法

  1.转账定义

  转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板,即自动转账分录,待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。

  系统提供5种类型的转账定义:自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。

  这里只介绍自定义转账设置。

  [例4-25]自定义转账设置。

  转账序号:0001

  转账说明:计提短期借款利息

  转账分录:

  借:财务费用(6603)取对方科目计算结果(使用JG()函数)

    贷:应付利息(2231)短期借款(2001)科目的贷方期末余额′月利率(QM(2001,月)*0.01)

  2.转账生成

  定义完转账凭证后,每月月末只需执行“转账生成”功能即可由计算机快速生成转账凭证。在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去,通过审核、记账后才能真正完成结转工作。

  由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿,因此,在进行月末转账之前,必须将所有未记账凭证全部记账;否则,生成的转账凭证中的数据就可能不准确。特别是对于一组相关转账分录,必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。

  [例4-26]自定义转账生成。

  操作演示:自定义转账生成。

  二、试算平衡和对账

  (一)对账

  在进行平衡检验前要先进行对账,对各个账簿数据进行核对,主要包括:总账与明细账、总账与部门账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与个人往来账、总账与项目往来账的核对。

  一般来说,在计算机会计中,只要记账凭证输入正确,计算机自动记账后都是正确的,借贷是平衡的。但由于某些非法操作或者其他原因,有时造成数据破坏,因此为了保证账证相符、账账相符,应经常进行自动对账。

  (二)试算平衡

  试算平衡就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按照会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验,并输出科目余额表及平衡检验信息。执行对账后,在每月月底结账前,通过调用试算平衡再一次进行正确性检验。

  三、期末结账

  企业在每月月底都要进行结账处理,结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作。

  在会计电算化方式下,结账工作与手工相比简单多了。结账是一种批量数据处理工作,每月只结账一次,主要是对当月日常处理的终止和对下月账簿的初始化,由计算机自动完成。

  (一)结账的条件

  在结账之前要作下列检查:

  1.记账凭证要求全部记账,若有未记账凭证则不能结账。

  2.核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否一致,若不一致则不能结账。

  3.结账必须逐月进行,如果上月未结账,则本月不能记账。

  4.损益类账户是否全部结转完毕,若未完成则本月不能结账。

  (二)结账的步骤

  1.选择结账月份。如果第一次启用总账系统是在年中,必须把以前的空账进行结账处理,才能进行本月结账。

  2.自动进行结账前检验。检验全部符合结账条件,才能进行结账,否则系统不予结账。

  3.自动备份数据。保存结账前的工作状态,即保护结账前所有数据到硬盘备份目录,防止由于结账过程被中断造成数据丢失。同时输出月度工作报告。

  4.自动进行结账处理,做结账标志。

  [例4-27]期末结账。

  操作演示:期末结账。

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