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每日一学:会计从业《会计电算化》报表系统概述  

2014-08-13 14:07:09|  分类: 每日一学 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 报表系统概述

  (一)报表系统功能

  (1)文件管理功能。提供了各类文件管理功能,除能完成一般的文件管理外,UFO的数据文件还能够被转换成不同的文件格式:如文本文件、*.MDB文件、XLS文件等。此外,通过财务报表系统提供的“导入”和“导出”功能,可以实现与其他流行财务软件之间的数据交换。

  (2)格式设计功能。提供了格式设计功能,可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。同时,UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板,包括最新的现金流量表。这些功能方便了用户标准报表的制作,对于用户单位内部常用的管理报表,UFO还提供了自定义模板功能。

  (3)公式设计功能。可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式;报表系统还提供了种类丰富的函数,在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据,生成财务报表。

  (4)数据处理功能。数据处理功能可以固定格式管理大量数据不同的表页,并在每张表页之间建立有机的联系。此外,还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡和汇总等功能。

  (5)报表输出功能。

  (二)会计报表结构

  报表结构按照其复杂性,可以分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表,由若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。大多数的会计报表,如资产负债表、利润表、现金流量表都是简单表。

  简单表的结构大概可分为四个部分:标题、表头、表体、表尾。

  1.标题:报表名称。例如,资产负债表、利润表等。

  2.表头:用来描述报表的编制单位名称、日期、计价单位等辅助信息的部分。

  3.表体:报表主体部分,是报表的核心,也是报表数据的表现区域。表体在横向上由若干行组成,称为表行;纵向上由若干列组成,称为表列。

  4.表尾:报表表体以下进行辅助说明的部分,例如,编制人、审核人等。

  (三)报表系统基本操作流程

  1.创建并定义报表:根据所要建立报表的内容和式样,建立新表,并对其框架进行定义,包括定义报表标题、报表尺寸、表尾附注、表格线、文字边框等。

  2.定义报表数据:报表上固定单元的数据、变动单元的取数公式都需要操作人员自行定义。这也是整个报表系统的重点。只有数据定义正确、完整,报表系统才能从相应的账务系统和其他子系统中取得正确的数据,才能生成完整、准确的会计报表。其中,定义报表包括以下几个部分:

  (1)定义关键字:也就是对报表所属的单位名称及编号、报表会计期间等进行定义。

  (2)定义变动单元的取数公式:报表数据需要从账务系统和其他子系统取得,所以需要定义准确的取数公式。

  (3)定义固定单元数据:例如,在同一张报表内部单元格之间的加减乘除关系的定义。

  3.修饰报表:定义完成后,可以对报表文字字体和大小、对齐方式、数值格式等进行修饰,以完善报表效果,使其更加美观。

  4.生成报表:报表定义后存入系统中,根据事先定义好的公式,系统可以自动生成会计报表数据。

  (四)报表系统关键术语及概念

  1.报表和报表文件

  (1)报表:由若干行列组成的一个二维表。这是报表系统中存储书库的基本单位。

  (2)报表文件:一个或多个报表以文件的形式保存在存储解释中成文报表文件,每个报表文件都有一个名称。一个报表文件可以包含若干张报表,一个报表文件中所有报表的格式也都相同,但是数据不同。一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中,如每个月编制的利润表放在一个报表文件中。

  2.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理,即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。

  (1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作,如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字,以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式,而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

  (2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据,如生成数据、输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式,用户看到的是报表的全部内容,包括格式和数据。

  报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

  3. 单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如:C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

  (1)数值单元。用于存放报表的数据,在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时,所有单元的缺省类型为数值型。

  (2)字符单元。字符单元也是报表的数据,也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入,也可由单元公式生成。

  (3)表样单元。表样单元是报表的格式,是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样,那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

  4. 组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成,这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等),UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

  5.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成,自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表中,区域是二维的,最大的区域是整个表页,最小的区域是一个单元。例如:A6到C10的长方形区域表示为A6:C10,起点单元与终点单元用“:”连接。

  6.关键字。关键字是可以引起报表数据发生变化的项目。关键字是一种特殊的单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。如:一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表),要对某一张表页的数据进行定位,就要设置一些定位标志,在UFO中被称为关键字。

  用友财务报表中提供了六种关键字,它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”,除此之外,还增加了一个自定义关键字,当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义,可在业务函数中代表取数日期。

  关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个关键字。

  7.函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身,取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中,取数是通过函数实现的。

  (1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为:

  函数名(“科目编码”,会计期间,[“方向”],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2])

  ● 科目编码也可以是科目名称,且必须用双引号括起来。

  ● 会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量,也可以是具体表示年、季、月的数字。

  ● 方向即“借”或“贷”,可以省略。

  ● 账套号为数字,缺省时默认为999账套。

  ● 会计年度即数据取数的年度,可以省略。

  ● 编码1与编码2与科目编码的核算账类有关,可以取科目的辅助账,如职员编码、项目编码等,如无辅助核算则省略。

  账务取数函数主要有:

  总账函数 金额式 数量式 外币式

  期初额函数:QC( ) sQC() wQC( )

  期末额函数:QM( ) sQM() wQM( )

  发生额函数:FS( ) sFS() wFS( )

  累计发生额函数:LFS( ) sLFS() wLFS( )

  条件发生额函数:TFS( ) sTFS() wTFS( )

  对方科目发生额函数:DFS( ) sDFS() wDFS( )

  净额函数:JE( ) sJE() wJE( )

  汇率函数:HL( )

  (2)自本表本表页取数的函数。主要有以下几个:

  数据合计:PTOTAL( )

  平均值:PAVG( )

  最大值:PMAX( )

  最小值:PMIN( )

  (3)自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字,作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据,指定取某张表页的数据。可以使用SELECT( )函数从本表其他表页取数。

  例1,C1单元取自上个月的C2单元的数据:C1=SELECT(C2,月@=月+1)。

  例2,C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为:C1=C2@2.

  (4)自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用 “报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。

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